Notice relative au traitement de données relatives à la gestion des alertes professionnelles et signalements internes

Dans le contexte de la législation relative à la protection des signalements de violations du droit de l'Union, l'UNamur a mis en place une politique en matière de lanceurs d’alertes. Cette politique intègre la possibilité de réaliser des signalements internes via une plateforme de manière anonyme ou non. La gestion technique et le suivi opérationnel des signalements internes et externes impliquent le traitement de données à caractère personnel.

Pour les besoins de cette activité, l'UNamur traite des données relevant des catégories suivantes :

• Données d’identification générale [catégorie regroupant le type de données suivantes : nom, prénom, adresse postale, adresses de courrier électronique, copie de la carte d’identité, photographie d'identité, numéro de téléphone …]
• Données professionnelles [catégorie regroupant le type de données suivantes : données relatives à la profession ou aux activités professionnelles, à la fonction dans une entité extérieure à l’Université, affiliations professionnelles, congé-éducation payé…]
• Toute information fournie dans le signalement ou obtenue dans le cadre du traitement du signalement et de l'enquête réalisée en suivi d'un signalement. 

En lien plus spécifiquement avec l’usage de la plateforme de signalement : 

• Données de connexion et de journalisation [catégorie regroupant le type de données suivantes : dates et heures de connexion, type d’opération réalisée, identifiant utilisateur, adresses IP, type de données accédées …]
• La langue utilisée par l’auteur de signalement est enregistrée dans un cookie de la Plateforme.

Ces données sont utilisées pour :

• Gérer la collecte, l'enregistrement et le stockage des signalements
• Valider la recevabilité du signalement 
• Gérer le suivi du signalement en ce compris auprès de l'auteur de signalement. 

Cette gestion est à entendre de manière large quant à la nature des opérations qui peuvent être entreprises pour instruire le signalement. En fonction de l'objet de celui-ci, l'instruction peut prendre des formes variables pour effectuer les vérifications nécessaires, adopter des mesures. Par ailleurs, l’instruction du signalement peut éventuellement déboucher sur d’autres traitements tels des plaintes, procédures ou sanctions.

L’activité est nécessaire pour exécuter ou se conformer à une obligation légale (article 6, 1, c) du RGPD).

Les traitements liés à la réception, la validation et l'instruction des signalements se fondent sur la loi du 28 novembre 2022 sur la protection des personnes qui signalent des violations au droit de l'Union ou au droit national constatées au sein d'une entité juridique privée, ainsi que ses arrêtés d'exécution.

Dans le cadre de la poursuite des finalités précitées, l'UNamur est également amenée à traiter des données relevant des catégories particulières suivantes :

• Données relatives à la santé 
• Données relatives à l’appartenance syndicale
• Données relatives aux opinions politiques
• Données relatives aux convictions philosophiques ou religieuses
• Données relatives à la vie sexuelle ou à l'orientation sexuelle
• Données relatives à des condamnations pénales ou à des infractions

Le traitement des données relevant de cette catégorie particulière se justifie du fait qu'il est nécessaire pour des motifs d'intérêt public important (article 9, 2, g) du RGPD).

Les catégories de personnes dont les données sont traitées pour les besoins de l'activité sont les suivantes :

• Les utilisateurs : Les personnes qui ont accès à la plateforme du logiciel d'alerte, qui reçoivent les rapports d'alerte soumis, qui attribuent des rôles et des responsabilités dans le cadre de la plateforme ;
• Les auteurs d'un signalement : Les personnes qui soumettent un signalement ;
• Les personnes signalées : Les personnes qui font l'objet d'un signalement ;
• Les gestionnaires de signalement : Les utilisateurs ou autres personnes désignées par l'UNamur qui assurent la réception et l'instruction des signalements réalisés via la plateforme ou par un autre canal. 
• Les tiers : Les personnes qui ne font pas l'objet du signalement mais qui sont citées dans le signalement ou impliquées ultérieurement dans le contexte et pour le besoin du suivi des signalements (par exemple, les personnes métiers, des facilitateurs, des supérieurs hiérarchiques, des témoins...).

Les données reprises dans l'activité de traitement proviennent de la ou des sources suivantes :

• La personne elle-même les a fournies
• Les données sont générées par une activité de la personne
• L’auteur de signalement peut fournir des données à caractère personnel de tiers

Les données sont traitées uniquement par les personnes et services de l'Université pour les besoins de la réalisation de l'activité. Les destinataires internes des données appartiennent principalement aux catégories suivantes :

• Le récepteur des signalements 
• Les gestionnaires des signalements 
• Les membres des organes de l'Université qui sont destinataires des données en application de la politique interne en matière de lanceurs d'alerte
• Pour ce qui concerne les vérifications et mesures d'enquêtes, toute personne que les gestionnaires estiment nécessaire de contacter pour obtenir des informations ou prendre action en interne ou en externe (par exemple, un cabinet d'avocats)

Les destinataires externes de données appartiennent aux catégories suivantes :

• Pour ce qui concerne les données stockées ou traitées via la Plateforme, le fournisseur de service qui agit pour le compte et sur les instructions de l'Université
• Pour ce qui concerne les vérifications et mesures d'enquêtes, toute personne que les gestionnaires estiment nécessaire de contacter pour obtenir des informations ou prendre action (par exemple, un cabinet d'avocats)
• Autorités publiques responsables du suivi de délits en application de la politique interne en matière de lanceurs d’alerte

La durée de conservation est déterminée en fonction du ou des critères suivants :

• La nécessité de conserver les données pour des besoins opérationnels en fonction de la finalité de leur utilisation. Les données sont conservées pour la durée nécessaire à l'instruction des signalements. Il se peut que les informations pertinentes soient conservées et traitées par ailleurs si le signalement débouche sur une plainte, une procédure ou des sanctions. 
• Le respect d'un ou de différents délais de conservation légale obligatoires imposés par la législation. Le signalement, l’accusé de réception, le rapport d’enquête et le retour d’informations, sont consignés dans un registre dans le respect des exigences de confidentialité et des exigences imposées par la Loi du 28 novembre 2022.

Les personnes concernées par un traitement de données disposent de droits qui sont décrits sur la page www.unamur.be/vie-privee. Pour exercer ces droits, la personne peut contacter la déléguée à la protection des données (dpo@unamur.be).