Contexte 

L'Université de Namur organise des évènements sportifs ou soutient la participation à des évènements organisés par des tiers. Dans ce cadre, elle peut être amenée à gérer l'inscription à des évènements, la gestion de chronométrages et la publication des performances des participants à un évènement qu'elle organise ou encore octroyer des codes de réduction pour la participation au Marathon de Namur, par exemple.

Catégories de données à caractère personnel traitées et finalités d'utilisation

Pour les besoins de cette activité, l'Université de Namur traite des données relevant des catégories suivantes :

  • Données d’identification générale [catégorie regroupant le type de données suivantes : nom, prénom, adresse postale, adresses de courrier électronique, copie de la carte d’identité, photographie d'identité, numéro de téléphone …]
  • Données caractéristiques personnelles [catégorie regroupant le type de données suivantes : date de naissance, genre, lieu de naissance, état civil et nationalité, statut de séjour en Belgique, langue maternelle, langues parlées, possession d’un permis de conduire …] 
  • Identifiants attribués par l'UNamur [catégorie regroupant le type de données suivantes : numéro d'étudiant, numéro de matricule interne, eID pour l'accès aux ressources internes, identifiants cartes d'accès, numéro de carte d’étudiant …]
  • Données liées à la prise de sons, de photographies ou de vidéos [catégorie regroupant le type de données suivantes hors images de vidéosurveillance et photo d’identité: enregistrements, métadonnées associées aux enregistrements ... ]
  • Données relatives à l'appartenance à un groupe [catégorie regroupant le type de données suivantes : étudiant, membre du personnel de l'UNamur ...]
  • Données relatives à la participation à une compétition sportive [catégorie regroupant le type de données suivantes : inscription, temps réalisé, classement dans une course ...]
  • Données relatives à la catégorie du participant à l’épreuve sportive [genre, âge, individuel/équipe, équipe handisport, …]

Ces données sont utilisées pour :

  • Gérer l'inscription des participants à un évènement sportif organisé par l'UNamur 
  • Gérer la participation de membres de l'UNamur à un évènement sportif organisé par un tiers (par exemple, le marathon de Namur) 
  • Gérer la participation des inscrits à un évènement (délivrance de dossards, chronométrage des participants, classement des participants...) 
  • Gérer l’établissement et la diffusion des classements
  • Gérer les publications relatives à ces évènements, y compris sur les réseaux sociaux

Base de licéité du traitement de données

  • Pour les évènements qu'elle organise, les données d'inscription et de participation sont traitées dès lors qu'elles sont nécessaires pour exécution d’un contrat avec la personne dont les données sont traitées ou pour exécuter de mesures prises en vue de la conclusion d’un contrat à la demande de cette personne (article 6, 1, b) du RGPD) 
  • Pour ce qui concerne la gestion de la participation de membres de l'UNamur à des évènements organisés par des tiers, l'UNamur estime avoir un intérêt légitime à traiter les données des participants (article 6, 1, f) du RGPD), cet intérêt consistant à promouvoir le sport en favorisant la participation volontaire de membre de la communauté étudiante et du personnel à des compétitions sportives. 
  • Pour ce qui concerne les publications réalisées en lien avec ce type d'évènements, l'UNamur estime avoir un intérêt légitime à traiter des données (article 6, 1, f) du RGPD) cet intérêt consistant à promouvoir l'évènement et à informer le public sur la compétition et les résultats des participants. 

Catégories particulières de données 

Dans le cadre de la poursuite des finalités précitées, l'Université de Namur est également amenée à traiter des données relevant l’existence d’un handicap lorsqu’une équipe associée à un participant porteur de handicap s’inscrit sous un nom d’équipe identifiant le participant porteur du handicap, ce qui n’est pas obligatoire. Dans ce cas, cette identification révélant une information relative à la santé du participant doit être faite avec le consentement de la personne concernée ((article 9, 2, a) du RGPD). 

Catégories de personnes concernées

Les catégories de personnes dont les données sont traitées pour les besoins de l'activité sont les suivantes :

  • Étudiants inscrits
  • Membres du personnel
  • Participants à un évènement 

Sources des données

Les données reprises dans l'activité de traitement proviennent de la ou des sources suivantes :

  • La personne elle-même les a fournies
  • Les données sont reprises dans une base de données de l’Université

Destinataires des données 

Les données sont traitées uniquement par les personnes et services de l'Université pour les besoins de la réalisation de l'activité. Les destinataires internes des données appartiennent principalement aux catégories suivantes :

  • Le personnel des services administratifs de l’Université

Les destinataires externes de données appartiennent aux catégories suivantes:

  • Les organisations externes d’évènements sportifs
  • Prestataire externe O’TOP Services agissant pour le compte et sur les instructions de l'Université pour la gestion des inscriptions et des chronométrages. Ce prestataire assure la publication des résultats. Il offre par ailleurs des services qui lui sont propres aux personnes qui créent un compte sur son site web. 
  • Le public ayant accès aux publications en lien avec les évènements sportifs 

Caractéristiques du traitement 

La durée de conservation est déterminée en fonction la nécessité de conserver les données pour des besoins opérationnels en fonction de la finalité de leur utilisation. 

Dans le contexte de l'activité de traitement, l’Université de Namur a recours à des services prestés par des tiers et qui impliquent le transfert de données à caractère personnel hors du territoire de l’Espace Economique Européen, à savoir vers le territoire des États-Unis. 

Ce transfert a lieu sous le couvert des motifs ou garanties suivantes : Le transfert a lieu vers une organisation (réseau social) qui s’engage à mettre en œuvre des mesures conformes aux exigences de la Commission européenne pour assurer un niveau de protection adéquat.

Droits des personnes concernées

Les personnes concernées par un traitement de données disposent de droits qui sont décrits sur la page www.unamur.be/vie-privee. Pour toute autre demande, le premier point de contact pour ce faire est secretariat.vecu@unamur.be.