Notice d’information relative à la gestion de la collaboration avec les collectifs étudiants (cercles, régionales et kots à projet)

L'Université de Namur compte sur son campus des collectifs étudiants (cercles, régionales, kots à projet) avec lesquels elle interagit dans différents contextes en lien avec les activités de ces collectifs. Dans ce contexte, elle traite des données à caractère personnel des responsables et interlocuteurs au sein de ces collectifs. Elle recueille ces données auprès des collectifs d'étudiants et traite les données de ceux-ci à l'occasion de contacts et interactions avec les collectifs étudiants.  

Pour les besoins de cette activité, l'Université de Namur traite des données relevant des catégories suivantes : 

• Données d’identification générale [catégorie regroupant le type de données suivantes : nom, prénom, adresse postale, adresses de courrier électronique, copie de la carte d’identité, photographie d'identité, numéro de téléphone …]
• Données relatives à l'appartenance à un collectif étudiant [catégorie regroupant le type de données suivantes : fonction, collectif concerné, année, ...]
• Données générées lors des interactions avec les membres de collectifs étudiants 

Ces données sont utilisées pour : 

• Gérer les contacts avec les responsables et membres des collectifs étudiants
• Gérer les aspects administratifs en lien avec les collectifs étudiants
• Gérer la coordination d'activités organisées par les collectifs étudiants sur le campus ou dans les locaux de l'Université de Namur
• Gérer l'utilisation de ressources de l'Université de Namur par les collectifs étudiants
• Gérer la participation de membres de collectifs à des groupes de travail organisés au sein de l'Université
• Conserver une archive des anciens responsables de collectifs dans une perspective de mémoire collective et de valorisation du rôle de l’engagement étudiant dans le parcours universitaire. 

L’activité est menée sur la base d’intérêts légitimes de l’Université (article 6, 1, f) du RGPD). Ces intérêts légitimes consistent à :  

• Être en mesure d’assurer une interaction efficace avec les collectifs étudiants actifs sur son campus (cercles, régionales, kots à projet), notamment dans le cadre de la coordination d’activités, de la gestion administrative et de l’utilisation des ressources universitaires.
• Être en mesure de conserver une archive des responsables de ces collectifs dans son patrimoine informationnel, afin de garantir une traçabilité institutionnelle et une continuité dans les relations avec les acteurs étudiants. 

Les catégories de personnes dont les données sont traitées pour les besoins de l'activité sont les suivantes : 

• Membres des collectifs étudiants 

Les données reprises dans l'activité de traitement proviennent de la ou des sources suivantes : 

• Les données sont fournies par les collectifs concernés
• Les données sont générées par une activité de la personne 

Les données sont traitées uniquement par les personnes et services de l'Université pour les besoins de la réalisation de l'activité. Les destinataires internes des données appartiennent principalement aux catégories suivantes : 

• Le personnel des services administratifs de l’Université 

Les destinataires externes de données appartiennent aux catégories suivantes : 

• Dans certains contextes, un organisme bancaire (pour la confirmation de données de mandataires) 

La durée de conservation est déterminée en fonction du ou des critères suivants: 

• la nécessité de conserver les données pour des besoins opérationnels en fonction de la finalité de leur utilisation.  

Les données de contact sont utilisées (nom, prénom, numéro de téléphone et adresse mail institutionnelle, fonction et collectif concerné) pendant l'année académique et sont ensuite conservées pendant 1 an. Les données conservées sont ensuite archivées, sauf pour ce qui concerne le numéro de téléphone qui est supprimé.  

La conservation des autres données dépend de leur contexte d'utilisation 

Les personnes concernées par un traitement de données disposent de droits qui sont décrits sur la page www.unamur.be/vie-privee. Pour toute autre demande, le premier point de contact pour ce faire est secretariat.vecu@unamur.be.