Notice d’information relative à la gestion des formations numériques PIX

L'Université de Namur organise des parcours de formation en compétences numériques en faisant usage de la plateforme PIX ORGA (https://pix.org/fr-be/). Cela permet à des enseignants ou autres membres de la communauté universitaire d'organiser des parcours de formation aux compétences numériques à suivre pour un public déterminé, en particulier des étudiants suivant un cours pour lequel ces compétences sont requises. 

L'organisation de ce parcours ainsi que le traitement des résultats implique le traitement des données des formateurs et apprenants. 

Une particularité de la plateforme PIX ORGA est qu'elle s'inscrit dans un projet plus large mené par le Ministère de la Fédération Wallonie-Bruxelles qui vise au développement des compétences numériques tout au long de la vie d'apprentissage. Les apprenants sont amenés à utiliser, et le cas échéant à créer, un compte qui leur est propre et qui est indépendant de leur parcours à l'UNamur sur une application web créée et gérée par PIX (Groupement d’intérêt public "Pix", 21-23 rue des Ardennes, 75019 Paris). C’est à partir de ce compte que l’apprenant valide ses compétences en suivant les modules de formation en ligne. 

Pour les besoins de cette activité, l'Université de Namur traite des données relevant des catégories suivantes :

• Données d’identification générale [catégorie regroupant le type de données suivantes : nom, prénom, adresse postale, adresses de courrier électronique, copie de la carte d’identité, photographie d'identité, numéro de téléphone …]
• Identifiants attribués par l'UNamur [catégorie regroupant le type de données suivantes : numéro d'étudiant, numéro de matricule interne, eID pour l'accès aux ressources internes, identifiants cartes d'accès, numéro de carte d’étudiant …]
• Données applicatives [catégorie regroupant le type de données suivantes : identifiant de campagne, nom de campagne, code parcours, nom du parcours, pourcentage de progression, date de début de parcours, partagé (oui/non), date de partage, détail des acquis validés, détail des acquis évalués et taux de réussite par compétence...].
• Données complémentaires de caractéristiques personnelles (par exemple, le genre) non obligatoires (à des fins statistiques afin de pouvoir ajuster la politique de formation au numérique en fonction des besoins identifiés).

Ces données sont utilisées pour :

• Créer des campagnes de formation
• Inviter les apprenants à suivre le parcours créé
• Récupérer et traiter les résultats des apprenants
• Gérer le support technique à l'usage de la plateforme (ORGA PIX)
• Gérer une politique de formation en fonction des besoins identifiés. 

Bases de licéité du traitement de données

Selon le public apprenant, le recours aux parcours de formation se fonde sur :

• A l'égard des étudiants, l’activité de traitement est effectuée parce qu’elle est nécessaire pour exécuter une mission d’intérêt public liée à l’enseignement (article 6, 1, e) du RGPD)
• A l'égard du personnel de l'Université, ’activité est menée sur la base d’un intérêt légitime de l’Université (article 6, 1, f) du RGPD). Cet intérêt légitime consiste à être en mesure de former les personnes à des compétences utiles à l'accomplissement de leurs tâches et missions, voire requises par le cadre légal pour assurer la formation du personnel à la protection des données. 

Par ailleurs, l’Université anonymise les données liées pour réaliser des statistiques ce qui relève de son intérêt légitime à pouvoir ajuster la politique de formation au numérique en fonction des besoins identifiés (article 6, 1, f) du RGPD). 

Les catégories de personnes dont les données sont traitées pour les besoins de l'activité sont les suivantes :

• Participants à des campagnes de formations (Membres du personnel et Étudiants inscrits) en tant qu’apprenant ou formateur.
• Administrateurs internes de PIX ORGA

Les données reprises dans l'activité de traitement proviennent de la ou des sources suivantes :

• Les données sont reprises dans une base de données de l’Université
• Les données sont générées par une activité de la personne
• Les données proviennent d'une autre source telle que décrite ci-dessous : 

Le parcours est lié à un compte utilisateur que l'apprenant crée par ailleurs auprès du PIX. 

Lorsqu'un apprenant participe à un parcours créé par l'UNamur, cette dernière reçoit des données de PIX lorsque l'apprenant accepte le partage des résultats via son compte PIX. 

Les données sont traitées uniquement par les personnes et services de l'Université pour les besoins de la réalisation de l'activité. Les destinataires internes des données appartiennent principalement aux catégories suivantes :

• Le personnel des services administratifs de l’Université
• Le personnel des facultés et départements

Les destinataires externes de données appartiennent aux catégories suivantes:

• Prestataire externe agissant pour le compte et sur les instructions de l'Université : PIX est également un sous-traitant de l'Université dans le contexte d'un service PIX ORGA qu'il lui fournit et qui permet à l'UNamur de créer et gérer des parcours de formations pour ses usagers.
• Par ailleurs, PIX génère des statistiques d'utilisation de la Plateforme PIX ORGA par les usagers de l'Université de Namur à destination du Ministère de la Communauté française qui pilote l'usage de cette plateforme par différents acteurs en Fédération Wallonie Bruxelles.

La durée de conservation est déterminée en fonction de la nécessité de conserver les données pour des besoins opérationnels en fonction de la finalité de leur utilisation. 

Les données de parcours sont conservées pour un maximum de 5 ans. 

Pour ce qui concerne les étudiants, les données relatives aux parcours suivis sont conservées jusqu'à ce qu'ils quittent l'université. Des données anonymisées sont conservées afin de mesurer la pertinence et le besoin de formation en matière de compétences numériques. 

Chaque année à la fin de l'année académique, les données de l'année académique écoulée, sont extraites de la Plateforme PIX ORGA et anonymisées. Les données des étudiants qui ne sont plus inscrits pour l'année à venir sont supprimées de la Plateforme. 

Ces durées de conservation sont propres aux traitements mis en oeuvre par l'UNamur. Des données de l'apprenant sont présentes dans le compte utilisateur qu'il a créé auprès de PIX et qui est indépendant de son inscription et parcours à l'UNamur. 

Les personnes concernées par un traitement de données disposent de droits qui sont décrits sur la page www.unamur.be/vie-privee. Toute demande ou question relative aux dossiers traités peut être adressée à tice@unamur.be.

Traitements dont le GIP PIX est responsable

Le Groupement d’intérêt public français Pix (le « GIP Pix ») développe et met à disposition la plateforme Pix. Le GIP Pix est responsable du traitement des données de ses utilisateurs pour ce qui concerne la gestion administrative de leur compte utilisateur, la réalisation de statistiques en vue d’amélioration de sa plateforme ou encore pour les tests de compétences réalisés en toute autonomie sur Pix (c’est-à-dire, les tests/parcours non prescrits par l'Université de Namur). 

Pour en savoir plus sur les traitements de données opérés par le GIP Pix, sa Politique de protection des données à caractère personnel est disponible à l’adresse suivante : https://pix.fr/politique-protection-donnees-personnelles-app. 

Traitements dont le Ministère de la Communauté française est responsable

Le Ministère de la Communauté française (Boulevard Léopold II, 44 à 1080 Bruxelles, Belgique ; http://www.federation-wallonie-bruxelles.be/a-propos-de-la-federation/l…) a conclu une convention de partenariat avec le GIP Pix afin de déployer l’outil Pix dans le secteur de l’enseignement en Fédération Wallonie-Bruxelles. En sa qualité de pouvoir régulateur, le Ministère commande au GIP Pix la réalisation de statistiques relatives au déploiement et à l’utilisation de Pix par les publics de l’enseignement. En ce sens, il est considéré comme responsable de ce traitement en vertu du RGPD. 

Les données de résultats et de parcours effectués sont anonymisées en vue de réaliser ces statistiques. 

Ce traitement de  ces données est nécessaire aux fins des intérêts légitimes poursuivis par le Ministère (au sens de l’article 6, 1, f) du RGPD) en sa qualité de pouvoir régulateur. 

Les données « brutes » servant à la réalisation des statistiques ne sont jamais transmises au Ministère. Les statistiques sont directement effectuées par le GIP Pix (en sa qualité de sous-traitant) sur la base des instructions données par le Ministère. Les données sont conservées le temps nécessaire à l’accomplissement de la finalité de production de statistiques. 

Pour exercer les droits octroyés par le RGPD en ce qui concerne ce traitement à des fins de réalisation de statistiques, il convient de : 

• Envoyer un courriel au délégué à la protection des données du Ministère à l’adresse suivante : protectiondesdonnees@cfwb.be ;
• Mentionner le droit exercé et indiquer les informations souhaitées ;
• Préciser qu’il s’agit du traitement relatif à la réalisation de statistiques Pix ;
• Apporter la preuve de l'identité en annexant, par exemple, à la demande une copie de la carte d’identité (recto/verso) avec un paraphe daté, la mention « Ministère de la Fédération Wallonie-Bruxelles », la date et l’objet de votre demande (et ce afin que celle-ci ne puisse pas être utilisée ultérieurement à d'autres fins). Cette copie n’est accessible qu’au délégué à la protection des données et est automatiquement supprimée dès que l’identification et l’authentification ont pu être réalisées avec certitude.