Gestion de l’aide financière aux étudiants

Contexte

L’Université de Namur dispose d’une Cellule sociale des étudiants. Cette cellule intervient à la demande de l'étudiant et a pour mission de l'accompagner, de le soutenir et d'intervenir, entre autres, financièrement.

Catégories de données à caractère personnel traitées et finalités d'utilisation

Pour les besoins de la gestion de l’aide financière aux étudiants, l'Université de Namur traite des données relevant des catégories suivantes :

• Données d’identification générale [catégorie regroupant le type de données suivantes : nom, prénom, adresse postale, adresses de courrier électronique, copie de la carte d’identité, photographie d'identité, numéro de téléphone …]
• Identifiants attribués par l'UNamur [catégorie regroupant le type de données suivantes : numéro d'étudiant, numéro de matricule interne, eID pour l'accès aux ressources internes, identifiants cartes d'accès, numéro de carte d’étudiant …]
• Données relatives au parcours scolaire et académique de l’étudiant [catégorie regroupant le type de données suivantes : données relatives au parcours académique, programme annuel de l’étudiant - unités d’enseignement suivies -, notes, crédits, mentions, diplômes obtenus, pays d’émission du ou des diplômes, avis des jurys, décisions disciplinaires et recours, travail de fin d’études, stages effectués…]
• Données relatives à la situation familiale [catégorie regroupant le type de données suivantes : statut marital, données relatives aux parents, tuteurs et conjoints, à la composition de ménage, enfants …]
• Données sociales [catégorie regroupant le type de données suivantes : données relatives au bénéfice d’une allocation d’études de la Fédération Wallonie-Bruxelles, d’une aide sociale d’un CPAS, d’allocations familiales, de rentes alimentaire et aux revenus/ressources des parents, tuteurs et conjoints, à l’octroi d’une bourse par l’Université ou une autre entité …]
• Données financières liées à une inscription aux études des étudiants et doctorants [catégorie regroupant le type de données suivantes : données relatives au paiement des droits d’inscription, à l'octroi d'une bourse d’études, à l’annexe 32 et aux preuves de revenus du garant (pour les étudiants hors UE non finançables) …]
• Données relatives aux prêts octroyés aux étudiants [catégorie regroupant le type de données suivantes : dates, durée et objet du prêt, données relatives aux modalités de remboursement du prêt …]
• Données bancaires et financières de personnes physiques [catégorie regroupant le type de données suivantes : numéro de compte bancaire, code IBAN …]
• Données de paiement [catégorie regroupant le type de données suivantes : données relatives à une transaction, montant, date du paiement, débiteur, créditeur, objet de la transaction …]

Ces données sont utilisées pour :

• Le suivi des demandes d’informations reçues d’étudiants sur les aides dont il pourrait bénéficier de la part de l’Université de Namur et/ou d’autres organismes
• Les démarches nécessaires pour examiner le bien-fondé des demandes d’aide introduites auprès de l’Université de Namur (au vu de la situation financière et familiale de l’étudiant ainsi que ses données académiques), en assurer le suivi, analyser les alternatives existantes le cas échéant, et assurer l’exécution de la décision prise
• La gestion des prêts octroyés aux étudiants, en ce compris le recouvrement des impayés
• La gestion administrative, comptable et financière liée à l’octroi des aides sous leurs différentes formes (réduction des droits d’inscription, octroi d’une allocation non remboursable, d’un prêt aux étudiants)
• La mise à disposition d’informations en cas de contrôles budgétaires légalement prévus
• La délivrance d’attestation aux étudiants concernant les décisions relatives aux demandes d’aides les concernant
• La réalisation de statistiques destinées à acquérir une meilleure connaissance de l’activité et des besoins des étudiants et de la Cellule

Bases de licéité du traitement de données 

• Dans le cadre de la mission de l’Université en matière d’aide à apporter aux étudiants, pour la gestion des demandes d’intervention financière formulées par les étudiants en vertu du Décret Paysage (article 105) et de loi du 3 août 1960 accordant des avantages sociaux aux universités et établissements assimilés: l’activité de traitement est effectuée parce qu’elle est nécessaire pour exécuter une mission d’intérêt public telle que définie ci-avant (article 6, 1, e) du RGPD).

• Dans le cadre de l’examen des demandes de prêt et, le cas échéant, de l’exécution du contrat de prêt : l’activité est nécessaire pour l’exécution d’un contrat avec la personne dont les données sont traitées ou pour exécuter de mesures prises en vue de la conclusion d’un contrat à la demande de cette personne (article 6, 1, b) du RGPD).

Catégories de personnes concernées

Les catégories de personnes dont les données sont traitées pour les besoins de l'activité sont les suivantes :

• Étudiants inscrits
• Membres de la famille et/ou personnes renseignées sur la composition de ménage de l’étudiant

Sources des données

Les données reprises dans l'activité de traitement proviennent de la ou des sources suivantes :

• La personne elle-même les a fournies
• Les données sont générées par une activité de la personne
• Les données sont reprises dans une base de données de l’Université
• Les données sont fournies par un tiers ou proviennent d’une base de données de tiers

Destinataires des données

Les données sont traitées uniquement par les personnes et services de l'Université pour les besoins de la réalisation de l'activité. Les destinataires internes des données appartiennent principalement à la catégorie suivante :

•  Le personnel des services administratifs de l’Université

En fonction du type de demande introduite auprès de la Cellule sociale des étudiants et en concertation avec l’étudiant, les données sont susceptibles d’être adressées aux organismes ou autorités externes suivantes :

• La Direction des allocations et prêts d’études de la Fédération Wallonie-Bruxelles (en cas de suivi de la demande, de réclamation relative à la décision, d’éventuelle révision)
• Les C.P.A.S. (en cas de « soutien » d’une demande d’intervention, d’octroi d’une intervention du CPAS)
• A tout organisme, service, autorité ou personne avec lesquels l’étudiant demande que la Cellule sociale des étudiants collabore

Par ailleurs, des données sont susceptibles d’être communiquées, dans la mesure nécessaire :

• Aux autorités habilitées à effectuer un contrôle budgétaire de l’Université de Namur.
• Aux tiers intervenant dans une procédure judiciaire ou administrative en cas de litige (recouvrement d’un prêt étudiant, fraude de l’étudiant …).

Caractéristiques du traitement

La durée de conservation est déterminée en fonction de la nécessité de conserver les données pour des besoins opérationnels en fonction de la finalité de leur utilisation.  Les données strictement liées à la mission de la Cellule sociale des étudiants sont conservées pendant la durée d’inscription de l’étudiant au sein de l’Université et pour une durée de 10 ans à dater de la fin de l’année académique au cours de laquelle la dernière intervention financière a été accordée à l’étudiant afin de permettre la justification en cas d’inspection budgétaire et la gestion des fraudes. Les données communiquées dans le cadre de demande d’information non suivie d’une intervention de la Cellule sociale des étudiants sont supprimées à la fin de l’année académique.

Droits des personnes concernées

Les personnes concernées par un traitement de données disposent de droits qui sont décrits sur la page www.unamur.be/vie-privee. Toute demande ou question relative aux dossiers traités par cette Cellule peut être adressée à sse@unamur.be.