Organisation d'évènements et de colloques

Contexte 

L'Université de Namur organise régulièrement des évènements institutionnels, académiques et scientifiques, le cas échéant au travers de ses facultés, centres et instituts de recherches. Dans ce contexte, l'Université est amenée à utiliser des données à caractère personnel de participants et intervenants pour la gestion de la promotion, de l'organisation et de l'évaluation de l'évènement.

Catégories de données à caractère personnel traitées et finalités d'utilisation

Pour les besoins de la gestion des évènements qu’elle organise, l'Université de Namur traite des données relevant des catégories suivantes :

• Données d’identification générale [catégorie regroupant le type de données suivantes : nom, prénom, adresse postale, adresses de courrier électronique, copie de la carte d’identité, photographie d'identité, numéro de téléphone …]
• Données professionnelles [catégorie regroupant le type de données suivantes : données relatives à la profession ou aux activités professionnelles, à la fonction dans une entité extérieure à l’Université, affiliations professionnelles…]
• Données d’affiliation [catégorie regroupant le type de données suivantes : données relatives à l’affiliation à des organisations caritatives ou bénévoles, cercles d’étudiants, clubs, associations, unions, organisations, groupements ...]
• Données relatives à l’expérience et aux compétences professionnelles [catégorie regroupant le type de données suivantes : CV, connaissances linguistiques, expériences précédentes, références …]
• Données d’inscription [catégorie regroupant le type de données suivantes : date d’inscription, objet de l’inscription …] 
• Données relatives au remboursement de frais [date et objet des dépenses, justificatifs …]
• Données relatives à la participation à une activité [catégorie regroupant le type de données suivantes : présence, objet de l’activité …]
• Données relatives à la conservation de la preuve d'une autorisation ou d'un consentement [catégorie regroupant le type de données suivantes : dates de l’autorisation, objet …]
• Données relatives à une attestation de présence ou de participation [catégorie regroupant le type de données suivantes : dates de l’autorisation, objet …]
• Données liées à la prise de sons, de photographies ou de vidéos [catégorie regroupant le type de données suivantes hors images de vidéosurveillance et photo d’identité: enregistrements, métadonnées associées aux enregistrements ... ]
• Données de paiement [catégorie regroupant le type de données suivantes : données relatives à une transaction, montant, date du paiement, débiteur, créditeur, objet de la transaction …]
• Données bancaires et financières de personnes physiques [catégorie regroupant le type de données suivantes : numéro de compte bancaire, code IBAN, coordonnées TVA …]

Ces données sont utilisées pour :

• Gérer l'information sur la description et le déroulement de l'évènement
• Gérer les inscriptions à l'évènement 
• Gérer la participation des intervenants (orateurs, modérateurs ...)
• Gérer la facturation et les paiements liés à la participation à l'évènement 
• Gérer les défraiements éventuels 
• Gérer la communication concernant les participants et les supports de présentation
• Gérer l'accès physique à l'évènement (en ce inclus le parking)
• Gérer le cas échéant les accès informatiques à l'évènement en distanciel 
• Gérer la délivrance d'attestations de participation 
• Gérer la promotion de l’évènement

 Bases de licéité du traitement de données 

• Lorsque le contrat est conclu avec la personne concernée : l’activité est nécessaire pour exécution d’un contrat avec la personne dont les données sont traitées ou pour exécuter de mesures prises en vue de la conclusion d’un contrat à la demande de cette personne (article 6, 1, b) du RGPD)
• Lorsque le contrat est conclu avec une personne morale : l’activité est menée sur la base d’un intérêt légitime de l’Université (article 6, 1, f) du RGPD). Cet intérêt légitime consiste à permettre l’exécution un contrat conclu avec une autre personne que la personne dont les données sont traitées

Par ailleurs:

• Les données de contact sont susceptibles d'être réutilisées pour adresser des communications concernant d'autres évènements organisés par l'Université de Namur. Cela relève d'un intérêt légitime de l'Université d'être en mesure d’assurer la promotion des activités organisées à l’Université
• Des images prises lors de l'évènement peuvent être publiées dans la newsletter de l’Université, sur le site web de l’Université, ou sur un compte de réseau social de l'Université. Selon le type d'images et le contexte de celles-ci, le fondement de cette utilisation est l'intérêt légitime de l'Université de Namur à pouvoir informer le public sur les activités qu'elle organise dans le cadre de ses missions d'enseignement, de recherches et de service à la collectivité ou le consentement des personnes concernées. 
• Les données des participants sont dans certains cas de figure partagées avec un partenaire associé à l'évènement pour les besoins de l'exécution d'une partie des obligations contractuelles (par exemple, lorsqu'un achat d'ouvrage est souscrit en même temps que l'inscription à une activité). 

Catégories de personnes concernées

Les catégories de personnes dont les données sont traitées pour les besoins de l'activité sont les suivantes :

• Membres d’une liste de diffusion
• Participants à un évènement
• Acteurs externes liés à l'enseignement et à la formation (par exemple, membres d’un institut de recherches, d’un autre établissement d’enseignement supérieur…)
• Orateurs

• Lauréats d’un prix ou d’une distinction

Sources des données

Les données reprises dans l'activité de traitement proviennent de la ou des sources suivantes :

• La personne elle-même les a fournies
• Les données sont générées par une activité de la personne

Destinataires des données

Les données sont traitées uniquement par les personnes et services de l'Université pour les besoins de la réalisation de l'activité. Les destinataires internes des données appartiennent principalement à la catégorie suivante :

• Le personnel des services administratifs de l’Université
• Le personnel des facultés et départements
• Le personnel des Instituts et centres de recherches
• Le personnel des services de support informatique

Les destinataires externes de données appartiennent aux catégories suivantes:

• Prestataires externes impliqués ou dont les services sont sollicités dans l’organisation de l’évènement
• Autres participants (en cas de remise de listes des participants)

Caractéristiques du traitement

 La durée de conservation est déterminée en fonction du ou des critères suivants :

• La nécessité de conserver les données pour des besoins opérationnels de l’organisation de l’évènement.  
• Les données de contact reprises dans les listes de diffusion sont supprimées de la liste lorsque la personne concernée s’oppose au traitement ou retire un consentement donné pour ce traitement.

Lorsque des informations ou images sont publiées sur les réseaux sociaux dans le contexte de la promotion des activités de l’UNamur, ces données sont susceptibles d’être transférées en dehors du territoire de l'Espace économique européen.

Ce transfert a lieu sous le couvert des motifs ou garanties suivantes :

• Le transfert a lieu vers une organisation qui s’engage à mettre en oeuvre des mesures conformes aux exigences de la Commission européenne pour assurer un niveau de protection adéquat (ces garanties et mécanismes sont décrits dans leur propre politique de protection des données accessibles sur leur sites web).

• Lorsque la publication est réalisée sur la base du consentement de la personne concernée, la circonstance du fait que cette publication implique un transfert de données hors de l'Espace économique européen fait l'objet d'une demande de consentement également.

Droits des personnes concernées

Les personnes concernées par un traitement de données disposent de droits qui sont décrits sur la page www.unamur.be/vie-privee. Elles disposent en particulier d’un droit de retirer leur consentement si le traitement a lieu sur ce fondement et d’un droit d’opposition pour l’utilisation des données à des fins de communications de prospection. La première de personne de contact pour ce faire est l’organisation de l’évènement.