Gestion des formations donnant lieu à délivrance d'un certificat universitaire
Contexte
L'Université de Namur organise des formations donnant lieu, le cas échéant, à la délivrance d'un certificat universitaire. Pour les besoins de la gestion, de la mise en oeuvre et de la promotion de ces formations, l'Université de Namur traite les données des personnes qui s'inscrivent aux formations ainsi que des des formateurs externes à l'Université de Namur.
Catégories de données et finalité d'utilisation
Pour les besoins de la gestion de la formation, selon les modalités et spécificités de celle-ci, l’Université de Namur est susceptible d’utiliser les catégories de données suivantes:
- Données d’inscription [catégorie regroupant le type de données suivantes : date d’inscription, objet de l’inscription …]
- Données d’identification générale [catégorie regroupant le type de données suivantes : nom, prénom, adresse postale, adresses de courrier électronique, copie de la carte d’identité, photographie d'identité, numéro de téléphone …]
- Identifiants attribués par l'UNamur [catégorie regroupant le type de données suivantes : numéro d'étudiant, numéro de matricule interne, eID pour l'accès aux ressources internes, identifiants cartes d'accès, numéro de carte d’étudiant …]
- Données caractéristiques personnelles [catégorie regroupant le type de données suivantes : date de naissance, genre, lieu de naissance, état civil et nationalité, statut de séjour en Belgique, langue maternelle, langues parlées, possession d’un permis de conduire …]
- Données sociales [catégorie regroupant le type de données suivantes : données relatives au bénéfice d’une allocation d’études de la Fédération Wallonie-Bruxelles, d’une aide sociale d’un CPAS, d’allocations familiales, à l’octroi d’une bourse par l’Université ou une autre entité …].
- Données professionnelles [catégorie regroupant le type de données suivantes : données relatives à la profession ou aux activités professionnelles, à la fonction dans une entité extérieure à l’Université, affiliations professionnelles…]
- Données relatives à la fonction exercée (étudiant, chômeur, actif, ...) dans le cadre de l’application d’un éventuel tarif préférentiel
- Données relatives au parcours scolaire et académique de l’étudiant [catégorie regroupant le type de données suivantes : données relatives au parcours académique, programme annuel de l’étudiant - unités d’enseignement suivies -, notes, crédits, mentions, diplômes obtenus, pays d’émission du ou des diplômes, avis des jurys, décisions disciplinaires et recours, travail de fin d’études, stages effectués…]
- Données liées aux activités d'enseignement et pédagogiques [catégorie regroupant le type de données suivantes : données relatives à l’organisation des groupes de travail, des activités formatives, des examens, des évaluations de cours, des tests proposés dans le cadre de l’aide à la réussite, des travaux réalisés …]
- Données professionnelles [catégorie regroupant le type de données suivantes : données relatives à la profession ou aux activités professionnelles, à la fonction dans une entité extérieure à l’Université, affiliations professionnelles…]
- Données bancaires et financières de personnes physiques [catégorie regroupant le type de données suivantes : numéro de compte bancaire, code IBAN, coordonnées TVA …]
- Données de paiement [catégorie regroupant le type de données suivantes : données relatives à une transaction, montant, date du paiement, débiteur, créditeur, objet de la transaction …]
- Données liées aux ressources informatiques [catégorie regroupant le type de données suivantes: données liées aux comptes utilisateurs, aux communications électroniques, à l’usage des applications et logiciels, à l’utilisation des outils de stockage dans les ressources informatiques mis à disposition …]
- Données liées à la prise de sons, de photographies ou de vidéos [catégorie regroupant le type de données suivantes hors images de vidéosurveillance et photo d’identité : enregistrements, métadonnées associées aux enregistrements ... ]
Ces données sont utilisées pour :
- La gestion des formations
- La gestion des inscriptions (recouvrant la gestion du processus d’inscription en ligne, la gestion de la jauge des inscriptions, l’édition d’une liste nominative de participants, l’édition des factures pour les frais d'inscription)
- La gestion de l’organisation des activités de formation (cela peut inclure des enregistrements audio ou vidéo si les conditions sanitaires ou des considérations pédagogiques le justifient) et la communication avec les participants pendant la formation (informations, locaux, horaires, changements, ...)
- L’octroi, la gestion et la sécurisation des accès aux ressources informatiques et documentaires (inscription des participants sur une plateforme (Moodle, WebCampus [Lien vers la charte de webcampus], , ...), accès à aux bibliothèques [Lien vers la notice bibliothèque], … )
- La gestion de la délivrance des certificats et attestations
- La gestion des litiges éventuels
- La réalisation de statistiques relatives aux formations
- La gestion et l’évaluation de la qualité des formations, des infrastructures et des services offerts aux participants
- La promotion des formations proposées par l’Université de Namur
Bases de licéité des traitements de données
La gestion des formations. L’Université de Namur est investie de missions d’intérêt public en matière de services à la collectivité et c’est sur ce fondement (article 6, (1), e du RGPD) qu’elle traite les données des participants et formateurs pour les besoins de la gestion de la formation.
La gestion des litiges. L’Université de Namur a un intérêt légitime à pouvoir gérer son contentieux et le cas échéant faire valoir des droits dans un cadre précontentieux ou contentieux (article 6, (1), f du RGPD).
La réalisation de statistiques relatives aux formations. L’Université de Namur a un intérêt légitime à pouvoir à acquérir une meilleure connaissance de ses activités de formations et des besoins liés à l’organisation de celles-ci (article 6, (1), f du RGPD).
La gestion et l’évaluation de la qualité des formations, des infrastructures et des services offerts aux participants. L’Université de Namur a par ailleurs, dans le cadre de l’exercice de ses missions, une obligation de mettre en œuvre une démarche qualité qui peut impliquer l’utilisation de données liées aux formations à des fins d’auto-évaluation et d’évaluation externe (article 6, (1), e du RGPD).
Lorsque l’Université de Namur utilise des données pour la constitution de la liste d’envoi de la demande de participation à une enquête, elle se fonde sur un intérêt légitime qui est de pouvoir contacter les personnes qui peuvent donner un retour utile au vu de l’objet de l’enquête, sachant que ces personnes sont d’anciens participants/formateurs à des formations organisées par l’Université et qu’elles peuvent indiquer à tout moment qu’elles ne souhaitent plus être recontactées à l’avenir pour participer à ce type d’enquête (article 6, (1), f du RGPD).
Lorsque l’Université de Namur traite et analyse les réponses données, elle se fonde sur un intérêt légitime qui est de pouvoir évaluer l’adéquation de ses formations par rapport au besoin du public, et ce dans une démarche de qualité continue de son offre de formation (article 6, (1), f du RGPD).
La promotion des formations. L’Université de Namur estime avoir un intérêt légitime à pouvoir promouvoir ses activités auprès de personnes qui se sont inscrites à des formations proposées par l’Université, sachant que ces personnes peuvent à tout moment s’opposer sans motif à l’envoi d’autres communications ultérieures concernant l’offre de formations (article 6, (1), f du RGPD).
Catégories de personnes concernées
- Les personnes dont les données sont traitées pour les besoins de la gestion des formations certifiantes proposées à l’Université de Namur
- Les participants à une formation certifiante et demandeur d’inscriptions à ces formations
- Les anciens participants
- Les formateurs externes à l’Université de Namur
Sources des données
Les données traitées sont fournies par les participants /formateurs ou générées lors de l’utilisation des ressources universitaires.
Certaines données sont susceptibles d’être fournies par l’employeur du participant / formateur ou une organisation à laquelle il.elle est affilié.e, notamment si l’inscription est réalisée par un membre de cette organisation et non directement par le participant.
En cas de co-organisation d’un programme de formation avec un autre établissement, des données relatives à l’étudiant peuvent également être communiquées par l’établissement partenaire.
Destinataires des données
Les données ne sont accessibles qu’au personnel de la faculté, du centre de recherches ou de l’Institut impliqué dans l’organisation de la formation ainsi qu’aux formateurs, dans la mesure nécessaire à la réalisation des tâches qui leur incombent. Pour les besoins de la gestion comptable ou informatique, les données peuvent être accédées et traitées au sein d’autres services de l’Université par le personnel de l'Université de Namur dûment autorisé à y avoir accès et/ou les traiter. Par ailleurs, des données des participants sont susceptibles d’être communiquées à d’autres participants dans le cadre et pour les besoins du déroulement des activités proposées au cours de la formation.
L’Université de Namur fait appel à des prestataires informatiques externes pour des prestations ponctuelles de support et d’hébergement qui peuvent dès lors être amenés à traiter des données de participants ou de formateurs, mais uniquement pour les besoins de la fourniture des services convenus et sur instruction de l’Université de Namur. Si l’Université de Namur offre également l’accès à des produits de Microsoft Office 365 sous licence, cela implique des prestations et un hébergement des données des utilisateurs réalisés par Microsoft.
Des données peuvent par ailleurs être transmises à des tiers (autres établissements d’enseignement supérieur ou institutions en cas de co-organisation de programme de formation) dans la mesure où cette transmission est nécessaire à la réalisation des finalités du traitement. Les données reprises dans la comptabilité sont également susceptibles d’être accédées par des auditeurs externes (réviseurs, …). Les données attestant de la participation d’une personne inscrite à une formation peuvent être transmises à son employeur/une autorité publique lorsque c’est celui-ci/celle-ci qui assume les frais de la formation.
Caractéristiques du traitement
Les données sont conservées pour la durée nécessaire à la formation et à la délivrance des attestations/certificats. Cette durée est définie en tenant compte de la nécessité de pouvoir être en mesure de rééditer, sur demande, un certificat après l’achèvement de la formation.
Par ailleurs, les durées de conservation sont fonction de considérations organisationnelles (pour la gestion des droits d’accès à des ressources, l’envoi des demandes d’enquêtes ou d’offres de formations), sécuritaires (la détection et la remédiation à des incidents informatiques) et juridiques (période pendant laquelle l’Université de Namur peut être tenue de rendre des comptes ou encore jusqu’à la fin d’une éventuelle procédure contentieuse). Dans la mesure où le règlement des frais d’inscription entre dans la comptabilité de l’Université de Namur, ces données sont conservées pendant la durée légale de conservation.
Droits des personnes concernées
Les personnes concernées par un traitement de données disposent de droits qui sont décrits sur la page www.unamur.be/vie-privee. Elles disposent en particulier d’un droit de retirer leur consentement si le traitement a lieu sur ce fondement et d’un droit d’opposition pour l’utilisation des données à des fins de communications de prospection. La première de personne de contact pour ce faire est l’organisation du programme de formation.
