Contexte et localisation interne de l'activité de traitement
L'Université de Namur offre la possibilité aux membres de la communauté universitaire et à des externes d'avoir accès à des activités sportives via une carte d'accès et un système d'abonnement. Cela implique le traitement de données à caractère personnel en lien avec l'abonnement et l'inscription à des activités sportives. La plupart des activités sont accessibles sur simple présentation de la carte d'accès. Certaines activités (tels le tennis et le volley ball) requièrent une inscription préalable à l'activité sur une application dédiée (NOVA SPORT).
Catégories de données à caractère personnel traitées et finalités d'utilisation
Pour les besoins de cette activité, l'Université de Namur traite des données relevant des catégories suivantes :
- Données d’identification générale [catégorie regroupant le type de données suivantes : nom, prénom, adresse postale, adresses de courrier électronique, copie de la carte d’identité, photographie d'identité, numéro de téléphone …]
- Identifiants attribués par l'UNamur [catégorie regroupant le type de données suivantes : numéro d'étudiant, numéro de matricule interne, eID pour l'accès aux ressources internes, identifiants cartes d'accès, numéro de carte d’étudiant …]
- Données caractéristiques personnelles [catégorie regroupant le type de données suivantes : date de naissance, genre, lieu de naissance, état civil et nationalité, statut de séjour en Belgique, langue maternelle, langues parlées, possession d’un permis de conduire …]
- Données relatives à la participation à une activité [catégorie regroupant le type de données suivantes : présence, objet de l’activité …]
- Données de facturation et de paiement [catégorie regroupant le type de données suivantes : données relatives à une transaction, montant, date du paiement, débiteur, créditeur, objet de la transaction …]
- Données relatives à l'appartenance à un groupe [catégorie regroupant le type de données suivantes : étudiant, membre du personnel, externe..]
- Données relatives à la période d'abonnement souscrit [catégorie regroupant le type de données suivantes : date de début, période ...]
Ces données sont utilisées pour :
- Gérer les abonnements aux activités sportives
- Gérer les inscriptions à des activités spécifiques
Base de licéité du traitement de données
L’activité est nécessaire pour exécution d’un contrat avec la personne dont les données sont traitées ou pour exécuter de mesures prises en vue de la conclusion d’un contrat à la demande de cette personne (article 6, 1, b) du RGPD).
Catégories de personnes concernées
Les catégories de personnes dont les données sont traitées pour les besoins de l'activité sont les suivantes :
- Bénéficiaires externes de ressources universitaires
- Membres du personnel
- Étudiants inscrits
- Etudiants non inscrits à l'UNamur
Sources des données
Les données reprises dans l'activité de traitement proviennent de la ou des sources suivantes :
- Les données sont générées par une activité de la personne
- Les données sont reprises dans une base de données de l’Université
Destinataires des données
Les données sont traitées uniquement par les personnes et services de l'Université pour les besoins de la réalisation de l'activité. Les destinataires internes des données appartiennent principalement aux catégories suivantes :
- Le personnel des services administratifs de l’Université
- Le personnel des services de support informatique
Les destinataires externes de données appartiennent aux catégories suivantes:
- Entités du Service public
- Organismes comptables et financiers
- Prestataire externe agissant pour le compte et sur les instructions de l'Université
- Les responsables d'activités sportives (vérification de la carte d'accès)
Caractéristiques du traitement
Les données liées à l'abonnement sport sont conservées jusqu'à l'expiration de l'abonnement.
Les données liées à l’usage de la plateforme numérique NOVA SPORT sont conservées jusqu’à 3 ans après l’usage de la plateforme.
Les données figurant dans la comptabilité sont conservées pendant la durée légale.
Droit des personnes concernées
Les personnes concernées par un traitement de données disposent de droits qui sont décrits sur la page https://unamur.be/fr/vie-privee. Pour toute autre demande, le premier point de contact pour ce faire est secretariat.vecu@unamur.be.