Accompagnement des étudiants à besoins spécifiques

Contexte

Dans le cadre et pour les besoins de l’accompagnement des étudiants à besoins spécifiques, l’Université de Namur traite les données des étudiants et des personnes qui établissent une attestation concernant des besoins spécifiques ou qui interviennent dans l’accompagnement des étudiants concernés.

Catégories de données à caractère personnel traitées et finalités d'utilisation

Pour les besoins de la gestion de l’accompagnement des étudiants à besoins spécifiques, l'Université de Namur traite des données relevant des catégories suivantes :

• Données d’identification générale [catégorie regroupant le type de données suivantes : nom, prénom, adresse postale, adresses de courrier électronique, copie de la carte d’identité, photographie d'identité, numéro de téléphone …]

• Identifiants attribués par l'UNamur [catégorie regroupant le type de données suivantes : numéro d'étudiant, numéro de matricule interne, eID pour l'accès aux ressources internes, identifiants cartes d'accès, numéro de carte d’étudiant …]

• Données caractéristiques personnelles [catégorie regroupant le type de données suivantes : date de naissance, genre, lieu de naissance, état civil et nationalité, statut de séjour en Belgique, langue maternelle, langues parlées, possession d’un permis de conduire …]

• Données relatives au parcours scolaire et académique de l’étudiant [catégorie regroupant le type de données suivantes : données relatives au parcours académique, programme annuel de l’étudiant - unités d’enseignement suivies -, notes, crédits, mentions, diplômes obtenus, pays d’émission du ou des diplômes, avis des jurys, décisions disciplinaires et recours, travail de fin d’études, stages effectués…]

• Données relatives aux besoins spécifiques des étudiants [catégorie regroupant le type de données suivantes : données relatives aux besoins spécifiques au dossier d’accompagnement, au plan d’accompagnement, aux aménagements accordés …]

• Données professionnelles [catégorie regroupant le type de données suivantes : données relatives à la profession ou aux activités professionnelles, à la fonction dans une entité extérieure à l’Université, affiliations professionnelles…]

Ces données sont utilisées pour :

• Gérer la réception des demandes d'accompagnement des étudiants à besoins spécifiques

• Gérer la validation des conditions requises pour bénéficier d'un aménagement

• Gérer l'établissement d'un plan d'accompagnement individualisé, ses adaptations et reconductions

• Gérer la mise en oeuvre des mesures d'aménagement raisonnable (y compris la mise à disposition de matériel)

• Gérer l'accompagnement des étudiants à besoins spécifiques en cas de mobilité (programmes Erasmus...)

• Réaliser des enquêtes sur le fonctionnement des aménagements

• Évaluer les besoins en matière d'accompagnement notamment par la réalisation d’analyses statistiques

• Inviter les étudiants à besoins spécifiques à participer à des activités ou ateliers mis en place par l’Université

Base de licéité du traitement de données

L’activité de traitement de données est effectuée dans la mesure où elle est nécessaire pour exécuter une mission d’intérêt public liée à l’enseignement (article 6, 1, e) du RGPD).

traitement de données particulières

Dans le cadre de la poursuite des finalités précitées, l'Université de Namur est également amenée à traiter des données relatives à la santé. Ces données concernent essentiellement les difficultés liées à un état de santé qui justifient des aménagements au bénéfice de l'étudiant concerné (type de trouble, moment de son apparition, attestations médicales...). 

Le traitement des données relevant de cette catégorie particulière se justifie du fait qu'il est nécessaire pour des motifs d'intérêt public importants (article 9, 2, g). Comme indiqué ci-avant, l'accompagnement des étudiants à besoins spécifiques fait l'objet d'un décret du 30 janvier 2014 relatif à l’enseignement inclusif pour les étudiant(e)s en situation de handicap.

Catégories de personnes concernées

Les catégories de personnes dont les données sont traitées pour les besoins de l'activité sont les suivantes :

• Étudiants inscrits

• Anciens étudiants

• Membres de la famille ou personnes renseignées de la personne concernée

L'Université conserve par ailleurs les attestations de tiers établies pour attester des besoins spécifiques des étudiants concernés dans lesquelles les données des personnes qui les ont établies sont mentionnées.

Sources des données

Les données reprises dans l'activité de traitement proviennent de la ou des sources suivantes :

• La personne elle-même les a fournies dès lors que le dossier de demande est introduit par l’étudiant

• Les données sont générées par une activité de la personne au sein de l’Université, pour tenir compte des aménagements dans le cadre des activités d’enseignement et des épreuves

• Les données sont fournies par un tiers ou proviennent d’une base de données de tiers 

• Les données peuvent en effet être fournies par des tiers impliqués dans l'accompagnement (par exemple, l'AVIQ) ou par un autre établissement d'enseignement supérieur auprès duquel le dossier d'obtention de statut spécifique a été constitué ou auprès duquel l’étudiant est inscrit (dans le cadre d’un programme Erasmus, par exemple).

Destinataires des données

Les données sont traitées uniquement par les personnes et services de l'Université pour les besoins de la réalisation de l'activité. Les destinataires internes des données appartiennent principalement aux catégories suivantes :

• Le personnel des services administratifs de l’Université

• Le personnel des facultés et départements

Les destinataires externes de données appartiennent aux catégories suivantes :

• Partenaires enseignement dans la mesure où le dossier d'acceptation du statut d'étudiants à besoins spécifiques est communiqué aux autres établissements auprès desquels l'étudiant concerné s'inscrit, à la demande de l’étudiant concerné.

• Entités du Service public dans la mesure où, dans le cadre de l'accompagnement, des échanges de données sont susceptibles d'intervenir avec des organismes tiers impliqués (AVIQ ...).

Caractéristiques du traitement

La durée de conservation est déterminée en fonction de la nécessité de conserver les données pour des besoins opérationnels en fonction de la finalité de leur utilisation.  Le dossier doit être conservé pendant toute la période durant laquelle l'étudiant poursuit son programme d'étude à l'Université de Namur et doit pouvoir être transmis à un autre établissement dans lequel l’étudiant concerné poursuit ses études si le dossier a été initialement constitué à l'Université de Namur.

Droits des personnes concernées

Les personnes concernées par un traitement de données disposent de droits qui sont décrits sur la page www.unamur.be/vie-privee. Toute demande ou question relative aux dossiers traités par ce service peut être adressée à sandrine.vieillevoye@unamur.be.