GESTION DU DÉPÔT INSTITUTIONNEL DE L'UNIVERSITÉ DE NAMUR

Contexte

L’Université de Namur a mis en place un dépôt institutionnel destiné aux membres de la communauté universitaire actifs dans la recherche afin de pouvoir enregistrer des données de la recherche. Cela inclut les données de publications et les données touchant de manière plus générale aux activités scientifiques (telles les conférences) et de recherches (projets de recherche). Sont également enregistrés les mémoires de fin d’études d’étudiants et les thèses de doctorat défendues à l’Université de Namur.

Le principal outil informatique de dépôt institutionnel est l’application PURE hébergée sur les serveurs de l’Université. Il permet notamment l’encodage, la mise à jour, la consultation, la représentation graphique et l’exportation de données relatives au chercheur (publication d’un profil du chercheur) et à la recherche (activités et publications).

Catégories de données à caractère personnel traitées et finalités d'utilisation

Pour les besoins de cette activité, l'Université de Namur traite des données relevant des catégories suivantes :

• Données d’identification générale [catégorie regroupant le type de données suivantes : nom, prénom, adresse postale, adresses de courrier électronique, copie de la carte d’identité, photographie d'identité, numéro de téléphone …]
• Identifiants attribués par l'Université [catégorie regroupant le type de données suivantes : numéro d'étudiant, numéro de matricule interne, eID pour l'accès aux ressources internes, identifiants cartes d'accès, numéro de carte d’étudiant …]
• Données d'identification auprès d'un organisme tiers (Identifiant Orcid)
• Données relatives au parcours scolaire et académique de l’étudiant [catégorie regroupant le type de données suivantes : données relatives au parcours académique, programme annuel de l’étudiant - unités d’enseignement suivies -, notes, crédits, mentions, diplômes obtenus, pays d’émission du ou des diplômes, avis des jurys, décisions disciplinaires et recours, travail de fin d’études, stages effectués…]
• Données relatives aux mandats internes et externes [catégorie regroupant le type de données suivantes : données relatives aux mandats dans les différents organes de l’Université, dans d’autres institutions, candidatures aux mandats …]
• Données caractéristiques personnelles [catégorie regroupant le type de données suivantes : date de naissance, genre, lieu de naissance, état civil et nationalité, statut de séjour en Belgique, langue maternelle, langues parlées, possession d’un permis de conduire …]
• Données académiques de l’enseignant [catégorie regroupant le type de données suivantes : données relatives aux attributions de cours, de charges pédagogiques, aux charges de promoteurs ou membre de jury de thèse…]
• Données relatives à la valorisation de la recherche [catégorie regroupant le type de données suivantes : données relatives aux contrats de recherches, aux publications des membres de la communauté universitaire, aux prix et récompenses décernés, à la participation à des concours, à des services à la collectivité…]
• Données de connexion et de journalisation [catégorie regroupant le type de données suivantes : dates et heures de connexion, type d’opération réalisée, identifiant utilisateur, adresses IP, type de données accédées …]
• Données d’authentification [catégorie regroupant le type de données suivantes : log in, mots de passe, date de modification de mot de passe, token …]
• Données liées aux ressources informatiques [catégorie regroupant le type de données suivantes : données liées aux comptes utilisateurs, aux communications électroniques, à l’usage des applications et logiciels, à l’utilisation des outils de stockage dans les ressources informatiques mis à disposition …]

Ces données sont utilisées pour :

• Gérer la conservation des mémoires/thèses et publications scientifiques dont les membres de la communauté universitaire sont auteurs, co-auteurs ou promoteurs
• Gérer la mise à disposition d’informations sur les activités de recherche à l’Université de Namur
• Gérer la valorisation des activités de recherches menées au sein de l'Université de Namur, ce qui inclut l’utilisation de données permettant l’objectivation des activités de recherches aux fins de l’obtention de subventions de tiers
• Gérer la mise à disposition d'indicateurs statistiques pour l’aide à la décision en lien avec la gestion de la recherche

• Gérer l’évaluation de la qualité de la recherche
• Gérer l'accès et l'utilisation de l'application informatique d'enregistrement des activités de la recherche (PURE)

Base de licéité du traitement de données

L’activité de traitement est effectuée parce qu’elle est nécessaire pour exécuter une mission d’intérêt public liée à la recherche (article 6, 1, e) du RGPD).

Cette activité de traitement s'inscrit dans le cadre de la mission d'intérêt public qu'a l'Université de participer à des activités individuelles ou collectives de recherche, d'innovation ou de création, et d'assurer ainsi le développement, la conservation et la transmission des savoirs et du patrimoine culturel, artistique et scientifique (article 2, 2° du Décret Paysage).

Le décret du 3 mai 2018 visant à l'établissement d'une politique de libre accès aux publications scientifiques (open access) prévoit plus spécifiquement que chaque institution d'enseignement supérieur est tenue d'avoir ou de se rattacher à une archive numérique institutionnelle permettant aux chercheurs qui en dépendent de s'acquitter de leur obligation de dépôt.

L’Université de Namur a par ailleurs, dans le cadre de l’exercice de ses missions, une obligation de mettre en œuvre une démarche qualité.

Catégories de personnes concernées

Les catégories de personnes dont les données sont traitées pour les besoins de l'activité sont les suivantes :

• Mandataires définitifs du FNRS
• Membres du personnel
• Anciens membres du personnel
• Étudiants inscrits
• Anciens étudiants
• Acteurs externes de la recherche
• Membres du personnel académique
• Membres du personnel scientifique
• Co-auteurs de publications
• Editeurs responsables

Sources des données

Les données reprises dans l'activité de traitement proviennent de la ou des sources suivantes :

• La personne elle-même les a fournies
• Les données sont générées par une activité de la personne

Destinataires des données

Les données sont traitées uniquement par les personnes et services de l'Université pour les besoins de la réalisation de l'activité. Les destinataires internes des données appartiennent principalement aux catégories suivantes :

• Le personnel des services administratifs de l’Université
• Le personnel des services de support informatiques

Les destinataires externes de données appartiennent aux catégories suivantes :

•  Les données de publication enregistrées dans le dépôt institutionnel sont libres d'accès.

Caractéristiques du traitement

La durée de conservation est déterminée en fonction du ou des critères suivants

•  la nécessité de conserver les données pour des besoins opérationnels en fonction de la finalité de leur utilisation.
• le respect d'un ou de différents délais de conservation légale obligatoires imposés par la législation

 Les données reprises dans le dépôt institutionnel sont conservées indéfiniment.

 Les logs de connexion à l'application PURE sont conservés pendant un délai de maximum 3 ans.

Droits des personnes concernées

Les personnes concernées par un traitement de données disposent de droits qui sont décrits sur la page www.unamur.be/vie-privee. Pour exercer ces droits, la personne concernée peut contacter pure@unamur.be ou le délégué à la protection des données (dpo@unamur.be).

Les membres de la communauté universitaire actifs dans la recherche peuvent accéder, modifier et encoder eux-mêmes dans PURE des données de recherche. L’outil permet également l’exportation de données de manière structurée sous la forme de listes de publications à partir des données encodées dans PURE.