Gestion administrative des contrats de recherche
Contexte
L'Université de Namur, au travers du servie de l'ADRE, centralise la gestion administrative des contrats de recherche, ce qui implique la collecte, le partage et la conservation des données à caractère personnel des personnes qui participent à la négociation du contrat ainsi que de celles qui sont porteurs ou acteurs du projet de recherche. Ces projets peuvent impliquer des étudiants.
Catégories de données à caractère personnel traitées et finalités d'utilisation
Pour les besoins de cette activité, l'Université de Namur traite des données relevant des catégories suivantes :
- Données d’identification générale [catégorie regroupant le type de données suivantes : nom, prénom, adresse postale, adresses de courrier électronique, copie de la carte d’identité, photographie d'identité, numéro de téléphone …]
- Données caractéristiques personnelles [catégorie regroupant le type de données suivantes : date de naissance, genre, lieu de naissance, état civil et nationalité, statut de séjour en Belgique, langue maternelle, langues parlées, possession d’un permis de conduire …]
- Données relatives à l’emploi [catégorie regroupant le type de données suivantes : employeur, titre de la fonction occupée, grade, statut [académique, scientifique, ATG], filière au sein du statut, statut de salarié, type de contrat de travail, durée de validité du contrat, régime de travail, taux d’occupation, décisions de nomination, fonctions antérieures …]
- Données professionnelles [catégorie regroupant le type de données suivantes : données relatives à la profession ou aux activités professionnelles, à la fonction dans une entité extérieure à l’Université, affiliations professionnelles…]
- Données relatives aux mandats internes et externes [catégorie regroupant le type de données suivantes : données relatives aux mandats dans les différents organes de l’Université, dans d’autres institutions, candidatures aux mandats …]
- Données relatives à l’expérience et aux compétences professionnelles [catégorie regroupant le type de données suivantes : CV, connaissances linguistiques, expériences précédentes, références …]
- Données relatives au remboursement de frais [date et objet des dépenses, justificatifs …]
Ces données sont utilisées pour :
- Gérer la collecte des données nécessaires à la négociation et la conclusion du contrat de recherche
- Gérer la signature, la conservation et l'archivage des contrats de recherche
Base de licéité du traitement de données
L’activité de traitement est effectuée parce qu’elle est nécessaire pour exécuter une mission d’intérêt public liée à la recherche (article 6, 1, e) du RGPD). Le Décret Paysage inclut dans les missions de l'Université celle de participer à des activités individuelles ou collectives de recherche, d'innovation ou de création, et assurer ainsi le développement, la conservation et la transmission des savoirs et du patrimoine culturel, artistique et scientifique. La conclusion de contrats de recherches est nécessaire pour la réalisation de cette mission.
Catégories de personnes concernées
Les catégories de personnes dont les données sont traitées pour les besoins de l'activité sont les suivantes :
- Membres du personnel
- Anciens membres du personnel
- Chercheurs FNRS
- Candidats à un poste ou à une fonction
- Étudiants inscrits
- Acteurs externes de la recherche
- Membres d’associations ou d’organisations partenaires
- Donateurs et mécènes
- Membres du personnel d’un prestataire externe
Sources des données
Les données reprises dans l'activité de traitement proviennent de la ou des sources suivantes :
- La personne elle-même les a fournies
- Les données sont générées par une activité de la personne
- Les données sont reprises dans une base de données de l’Université
Destinataires des données
Les données sont traitées uniquement par les personnes et services de l'Université pour les besoins de la réalisation de l'activité. Les destinataires internes des données appartiennent principalement aux catégories suivantes :
- Le personnel des services administratifs de l’Université
- Le personnel des facultés et départements
- Le personnel des Instituts et centres de recherches
- Les membres des organes de l’Université (Recteur, CA, Conseil Rectoral, AG,…)
- Le personnel du service des ressources humaines
Les destinataires externes de données appartiennent aux catégories suivantes :
- Bailleurs de fonds
- Entités du Service public
- Prestataires externes
- Organismes comptables et financier
- Auditeurs externes
- Partenaires enseignement
- Partenaires du contrat de recherche
- Centres et laboratoires de recherches
Caractéristiques du traitement
La durée de conservation est déterminée en tenant compte de :
- la nécessité de conserver les données pour des besoins opérationnels en fonction de la finalité de leur utilisation.
- la nécessité de conserver des données à des fins de preuve pour pouvoir se défendre en justice jusqu’à l'échéance d'un délai de prescription.
Dans le contexte de l'activité de traitement, l’Université de Namur est susceptible de transférer de données à caractère personnel hors du territoire de l’Espace Economique Européen, à savoir vers le territoire de la Grande Bretagne dans le cadre de contrats de sous-traitants ou vers des bailleurs de fonds situés hors du territoire de l'EEE.
Ces transferts ont lieu, selon les cas, sous le couvert des motifs ou garanties suivantes :
- Le transfert a lieu vers un ou plusieurs des pays qui ont été reconnu par la Commission européenne comme offrant un niveau de protection adéquat
- Le transfert est nécessaire à l'exécution d'un contrat entre la personne et l’Université ou à la mise en œuvre de mesures précontractuelles prises à la demande de la personne concernée
Droits des personnes concernées
Les personnes concernées par un traitement de données disposent de droits qui sont décrits sur la page www.unamur.be/vie-privee. Pour exercer ces droits, la personne concernée peut contacter (contrats.adre@unamur.be) ou le délégué à la protection des données (dpo@unamur.be).
