GESTION DES ACTIVITÉS DE FORMATION ET DE SENSIBILISATION EN MATIÈRE DE RECHERCHE ORGANISÉES PAR L'ADRE
Contexte
L’ADRE de l’Université de Namur met en place des activités de formation et de sensibilisation sur des thématiques de la recherche. Ceci implique l'envoi de communications et l'organisation de formations.
Catégories de données à caractère personnel traitées et finalités d'utilisation
Pour les besoins de cette activité, l'Université de Namur traite des données relevant des catégories suivantes :
- Données d’identification générale [catégorie regroupant le type de données suivantes : nom, prénom, adresse postale, adresses de courrier électronique, copie de la carte d’identité, photographie d'identité, numéro de téléphone …]
- Données professionnelles [catégorie regroupant le type de données suivantes : données relatives à la profession ou aux activités professionnelles, à la fonction dans une entité extérieure à l’Université, affiliations professionnelles…]
- Données d’inscription [catégorie regroupant le type de données suivantes : date d’inscription, objet de l’inscription …]
- Données relatives à une attestation de présence ou de participation [catégorie regroupant le type de données suivantes : dates de l’attestation, objet …]
- Données liées à la prise de sons, de photographies ou de vidéos [catégorie regroupant le type de données suivantes hors images de vidéosurveillance et photo d’identité: enregistrements, métadonnées associées aux enregistrements ... ]
- Données relatives à l’expérience et aux compétences professionnelles [catégorie regroupant le type de données suivantes : CV, connaissances linguistiques, expériences précédentes, références …]
- Données relatives à la valorisation de la recherche [catégorie regroupant le type de données suivantes : données relatives aux contrats de recherches, aux publications des membres de la communauté universitaire, aux prix et récompenses décernés, à la participation à des concours, à des services à la collectivité…]
- Données telle que décrites ci-dessous :
- Statut étudiant / membre du personnel
- Appartenance à un secteur de recherches
- Affiliation aux Instituts de recherches
Ces données sont utilisées pour :
- Gérer l'envoi de communications concernant la recherche aux membres de la communauté universitaire et aux personnes externes à l'Université
- Gérer l'inscription à des formations organisées par l'ADRE
- Gérer l'organisation des formations (sélection des formateurs ...)
- Etablir des statistiques de reporting destinées aux bailleurs de fonds qui octroient à un financement pour ces activités
- Evaluer la qualité des formations et activités organisées par l'ADRE
Base de licéité du traitement de données
L’activité de traitement est effectuée parce qu’elle est nécessaire pour exécuter une mission d’intérêt public liée à la recherche (article 6, 1, e) du RGPD).
Catégories de personnes concernées
Les catégories de personnes dont les données sont traitées pour les besoins de l'activité sont les suivantes :
- Membres d’une liste de diffusion
- Participants à un évènement ou à une réunion
- Étudiants inscrits
- Acteurs externes liés à l'enseignement et à la formation
- Acteurs externes de la recherche
- Membres du personnel
Sources des données
Les données reprises dans l'activité de traitement proviennent de la ou des sources suivantes :
- La personne elle-même les a fournies
- Les données sont reprises dans une base de données de l’Université
Destinataires des données
Les données sont traitées uniquement par les personnes et services de l'Université pour les besoins de la réalisation de l'activité. Les destinataires internes des données appartiennent principalement aux catégories suivantes :
- Le personnel des services administratifs de l’Université
- Administration de la communication
Les destinataires externes de données appartiennent aux catégories suivantes :
- Bailleurs de fonds
Lorsque cela est exigé par le bailleur de fonds à des fins de vérification de l'utilisation des fonds, des données justificatives relatives aux activités subsidiées sont communiquées à ces derniers. Il peut s'agir de données concernant les participants à ces activités (nom, prénom, adresse). Dans tous les autres cas, les données de reporting sont rendues anonymes (statistiques agrégées) avant d'être communiquées aux bailleurs de fonds.
- Prestataires externes (pour des services prestés par ces prestataires en qualité de sous-traitants au sens du RGPD, par exemple pour la gestion des mailing).
Caractéristiques du traitement
La durée de conservation est déterminée en tenant compte de la nécessité de conserver les données pour des besoins opérationnels en fonction de la finalité de leur utilisation.
Les données doivent être conservées à des fins d'audit par les bailleurs de fonds.
Droits des personnes concernées
Les personnes concernées par un traitement de données disposent de droits qui sont décrits sur la page www.unamur.be/vie-privee. Pour exercer ces droits, la personne concernée peut contacter (secretariat.adre@unamur.be) ou le délégué à la protection des données (dpo@unamur.be).
