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Organisation des job days et carreer days

Contexte

L'Université de Namur organise des journées de rencontre entre étudiants ou anciens étudiants et des entreprises ou organisations qui cherchent à recruter des collaborateurs (job days ou career days). Dans ce contexte, l'Université est amenée à collecter et traiter des données des étudiants susceptibles d’être intéressés ou qui s’inscrivent à l'évènement.

Catégories de données à caractère personnel traitées et finalités d'utilisation

  • Données d’identification générale [catégorie regroupant le type de données suivantes : nom, prénom, adresse postale, adresses de courrier électronique, copie de la carte d’identité, photographie d'identité, numéro de téléphone …]
  • Données relatives aux inscriptions aux études des étudiants et doctorants [catégorie regroupant le type de données suivantes : les données au cycle d'études de l'inscription …]
  • Données relatives à l’expérience et aux compétences professionnelles [catégorie regroupant le type de données suivantes : CV, connaissances linguistiques, expériences précédentes, références …]
  • Données d’inscription [catégorie regroupant le type de données suivantes : date d’inscription à un évènement, objet de l’inscription …]
  • Données relatives à la conservation de la preuve d'une autorisation ou d'un consentement [catégorie regroupant le type de données suivantes : dates de l’autorisation, objet …]
  • Données liées à la prise de sons, de photographies ou de vidéos [catégorie regroupant le type de données suivantes hors images de vidéosurveillance et photo d’identité: enregistrements, métadonnées associées aux enregistrements ... ]

 

Ces données sont utilisées pour :

  • Gérer l'information sur la description et le déroulement de l'évènement
  • Gérer les inscriptions à l'évènement
  • Gérer la création et la communication aux entreprises participantes d'un portfolio de CV des étudiants
  • Gérer l'accès à l'évènement
  • Gérer la promotion de l’évènement

Bases de licéité du traitement de données

L’activité est nécessaire pour exécution d’un contrat avec la personne dont les données sont traitées ou pour exécuter de mesures prises en vue de la conclusion d’un contrat à la demande de cette personne (article 6, 1, b) du RGPD).

Par ailleurs:

  • Des images prises lors de l'évènement peuvent être publiées dans la newsletter de l’Université, sur le site web de l’Université, ou sur un compte de réseau social de l'Université. Selon le type d'images et le contexte de celles-ci, le fondement de cette utilisation est l'intérêt légitime de l'Université de Namur à pouvoir informer le public sur les activités qu'elle organise dans le cadre de ses missions d'enseignement, de recherches et de service à la collectivité ou le consentement des personnes concernées.
  • Les CV des étudiants sont inclus dans le portfolio de CV mis à disposition des entreprises participantes sur la base d’un consentement de la personne spécifiquement recueilli pour le traitement de ses données (article 6, 1, a) du RGPD).

Catégories de personnes concernées

Les personnes dont les données sont traitées pour les besoins de l'activité sont les étudiants inscrits.

Sources des données

Les données reprises dans l'activité de traitement proviennent de la ou des sources suivantes :

  • La personne elle-même les a fournies
  • Les données sont générées par une activité de la personne

Destinataires des données

Les données sont traitées uniquement par les personnes et services de l'Université pour les besoins de la réalisation de l'activité. Les destinataires internes des données appartiennent principalement à la catégorie suivante :

  •  Le personnel des facultés et départements (pour la gestion des inscriptions)

Les destinataires externes de données appartiennent aux catégories suivantes:

  • Entreprises participantes aux job days ou career days pour ce qui concerne les données incluses dans le portfolio de CV.

Caractéristiques du traitement

La durée de conservation est déterminée en fonction du ou des critères suivants :

  • La nécessité de conserver les données pour des besoins opérationnels en fonction de la finalité de leur utilisation.
  • L’Université de Namur supprime les CV dans les 3 mois qui suivent la transmission de ceux-ci aux entreprises participantes.  

Lorsque des informations ou images sont publiées sur les réseaux sociaux dans le contexte de la promotion des activités de l’Université de Namur, ces données sont susceptibles d’être transférées en dehors du territoire de l'Espace économique européen.

Ce transfert a lieu sous le couvert des motifs ou garanties suivantes :

  • Le transfert a lieu vers une organisation qui s’engage à mettre en oeuvre des mesures conformes aux exigences de la Commission européenne pour assurer un niveau de protection adéquat (ces garanties et mécanismes sont décrits dans leur propre politique de protection des données accessibles sur leur sites web).
  • Lorsque la publication est réalisée sur la base du consentement de la personne concernée, la circonstance du fait que cette publication implique un transfert de données hors de l'Espace économique européen fait l'objet d'une demande de consentement également.

Droits des personnes concernées

Les personnes concernées par un traitement de données disposent de droits qui sont décrits sur la page www.unamur.be/vie-privee. Elles disposent en particulier d’un droit de retirer leur consentement si le traitement a lieu sur ce fondement. La première de personne de contact pour ce faire est l’organisateur de l’évènement.