Le projet Green-mail

Ce projet, dénommé "Vers un courrier interne plus durable" a été sélectionné par l’UNamur lors du deuxième appel CANDLe en octobre 2015.

Il vise à entamer une réflexion et à mettre en œuvre une série de mesures concrètes visant à diminuer la quantité d'achats et de déchets (papier, enveloppes, emballages plastiques, …) générés par le courrier interne en sensibilisant la communauté universitaire et en rationalisant certains processus de communication interne.

Les impacts positifs attendus sont aussi bien positifs financiers, qu'environnementaux et devraient aussi permettre une amélioration des conditions de travail, du bien-être et de la satisfaction des travailleurs (par une simplification des processus liés à l’envoi et la gestion du courrier).

Le projet a démarré pendant la deuxième quinzaine de septembre 2016, avec le lancement de la première phase du projet qui a pour but de diminuer le volume d’enveloppes utilisées pour le courrier interne en introduisant des enveloppes Estafettes.

Objectifs

Les mesures envisagées reposent sur cinq principes :

1. L'utilisation du format électronique en remplacement du papier dans toutes les situations où ce type d'usage est approprié ;

2. L'usage d'enveloppes à utilisations multiples pour le courrier interne papier dans toutes les situations où ce type d'usage est approprié ;

3. Le recours plus systématique aux envois groupés (avec ou sans emballage) pour les toutes boîtes non-nominatifs ;

4. Le partage et la réutilisation par plusieurs lecteurs d'exemplaires papier (par exemple en les mettant à disposition dans des endroits accessibles à tous, comme des pauses-café, des secrétariats, des bibliothèques, des valves du personnel, …) ;

5. La possibilité pour les employés d'exprimer leurs souhaits concernant la communication interne et l'utilisation de cette information pour rationaliser et optimiser la production et l'expédition du courrier papier.

Plus concrètement, les objectifs précis du projet sont :

• De faire une enquête globale à l'UNamur sur les pratiques et souhaits des employés afin de déterminer les mesures adéquates à mettre en œuvre dans le projet ;

• De définir des principes de référence pour la diffusion de courriers internes (utilisation du courrier électronique, mise ou non sous enveloppes, groupement, …) pour différentes catégories de courriers (Omalius, dépliants, courriers officiels, ...) ;

• De promouvoir massivement l'usage d'enveloppes à utilisations multiples (estafettes) déjà en vente à l'économat ;

• D'analyser le mode de diffusion de certains courriers, afin d'y suggérer des modifications pour diminuer leurs impacts ;

• De sensibiliser les membres du personnel à l'impact du courrier interne et aux actions possibles pour le diminuer.

• D'étudier les besoins et de définir un cahier des charges pour un outil informatique permettant aux employés de l'UNamur de définir leurs souhaits en terme de communication interne, qui permettra de rationaliser et d'optimiser l'impact de la distribution du courrier.

Equipe

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N'hésitez pas à contacter la pilote du projet.