Information relative au traitement de données pour les besoins de la réalisation d’un plan de déplacements d’entreprise

Contexte et objet des utilisations de données

Dans le contexte de la réalisation de ses objectifs pour le développement durable, l'Université de Namur entend mettre en place un Plan de Déplacements d’Entreprise. Dans une phase préalable à la définition et à l’adoption de mesures concrètes, l’Université de Namur réalise une analyse des besoins des membres de son personnel en matière de déplacements, tout en tenant compte des caractéristiques liées à la structure de l’emploi de son personnel ainsi que de paramètres géographiques pertinents pour évaluer l’offre de transport. 

Cette analyse comporte deux volets : la réalisation d’une enquête auprès des membres du personnel et une analyse de mobilité, sur la base de données non identifiantes des membres du personnel.

Les données recueillies via le questionnaire de l’enquête et celles utilisées pour réaliser l’analyse mobilité n’incluent en effet pas l’identité des personnes, raison pour laquelle il est indiqué que l’enquête est réalisée sous le couvert de l’anonymat des répondants.  Toutefois, la combinaison des données collectées ne permet pas de considérer que les données sont « anonymes » au sens du Règlement général sur la protection des données (RGPD) parce qu’il serait théoriquement possible que les réponses données permettent, moyennant des recoupements complémentaires, d’identifier le répondant. C’est pour cette raison que l’Université de Namur applique le RGPD à l’ensemble des utilisations des données réalisées dans cette phase d’analyse. L’Université de Namur s’engage toutefois à ne pas tenter d’identifier les personnes qui participent à l’enquête en recoupant les réponses avec d’autres données et à ne conserver que des données agrégées lorsque l’analyse est terminée.

Catégories de données à caractère personnel traitées et finalités d'utilisation

Pour les besoins de cette phase d’analyse, outre les adresses mail institutionnelles pour communiquer à propos de l’enquête, l'Université de Namur traite des données relevant des catégories suivantes :

• Données relatives aux habitudes de vie [catégorie regroupant le type de données suivantes : données relatives aux moyens de locomotion, habitudes de déplacement …]
• Données relatives à l’emploi [catégorie regroupant le type de données suivantes : statut [académique, scientifique, ATG], taux d’occupation …]
• Données relatives à l’organisation du travail [catégorie regroupant le type de données suivantes : lieu de travail, télétravail, horaire …]
• Métadonnées liées aux questionnaires complétés [dates et heures de la complétion, taux de remplissage, identifiant du questionnaire ...]

Ces données sont utilisées pour :

•  Évaluer les besoins en matière de déplacements d’entreprise

• Gérer la mise en place d'un Plan de Déplacements d’Entreprise

Base de licéité du traitement de données

L’activité est menée sur la base d’un intérêt légitime de l’Université (article 6, 1, f) du RGPD). Cet intérêt légitime consiste à pouvoir être en mesure de développer une meilleure connaissance des habitudes d'utilisation des modes de transports des membres de son personnel dans le contexte de la mise en oeuvre de la politique de l'Université en matière de mobilité de son personnel (Plan de Déplacements d’Entreprise). 

Catégories de personnes concernées

Les catégories de personnes dont les données sont traitées pour les besoins de l'activité sont les suivantes :

• Membres du personnel
• Chercheurs FNRS
• Mandataires définitifs du FNRS
• Professeurs émérites & honoraires

Sources des données

 Les données reprises dans l'activité de traitement proviennent de la ou des sources suivantes :

• La personne elle-même au cours de l’enquête ;

• Les données sont reprises dans une ou plusieurs bases de données de l’Université de Namur (cela concerne les adresses sans le numéro d’habitation, genre, temps de travail, horaires, type de contrat, nombre et type d’abonnements transport ou cartes parking).

Destinataires des données

Les données sont traitées uniquement par les personnes qui au sein de l'Université sont chargées de la réalisation de l’enquête et de l’analyse.

Pour la réalisation technique de l’enquête et de l’analyse des données, l’Université de Namur fait appel à un prestataire externe établi en Belgique qui agit pour son compte et sur ses instructions. L’Université a obtenu des garanties contractuelles de ce prestataire notamment en ce qui concerne la sécurisation et la confidentialité des données.

Droits des personnes concernées

Les personnes concernées par un traitement de données disposent de droits qui sont décrits sur la page www.unamur.be/vie-privee. Le point de contact pour l’exercice de ces droits est l’UNamur, auprès de Karen Rosier, déléguée à la protection des données de l’UNamur (dpo@unamur.be). Toute demande ou question relative au Plan de Déplacements d’Entreprise peut être adressée à Simon Hauser (simon.hauser@unamur.be).